Mit einem Schreiben aus dem November 2014 hat das Bundesfinanzministerium für Klarheit gesorgt. Unter dem Titel „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ hat das Ministerium die Anforderungen an IT-gestützte Prozesse offen dargelegt.

Seit Beginn des Jahres 2017 sind E-Mails demnach aufbewahrungspflichtig – also zu archivieren. Alle elektronischen Dokumente, die Sie erhalten oder versenden müssen Sie aufbewahren und auf Verlangen vorzeigen können.

Zu den relevanten Dokumente zählen unter anderem: Rechnungen, Buchungsbelege, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen, Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. E-Mails und deren Anhänge sind in die Archivierung einzubeziehen – letztere müssen Sie als Originalanhang in unveränderter Form aufbewahren.

Hinzu kommt, dass der Gesetzgeber jegliche Korrespondenz aufbewahrungspflichtig macht, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird.

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